Las gestorías y asesorías de las Cinco Villas hacen un trabajo que en buena parte consiste en pedir, recibir y ordenar documentos. Esa parte se puede automatizar sin tocar el programa de gestión que usa el despacho.
1. Recepción de documentos
Los clientes envían papeles por WhatsApp, correo o en mano. Un sistema puede recibirlos, nombrarlos de forma ordenada y guardarlos en la carpeta del cliente.
2. Recordatorios de lo que falta
En lugar de reclamar a mano, un aviso automático recuerda al cliente qué documento falta y hasta cuándo.
3. Resumen mensual
Un correo breve con lo que se ha recibido y lo que está pendiente reduce llamadas de "¿ya está lo mío?".
4. Respuestas a preguntas frecuentes
Horarios, documentación necesaria para un trámite, plazos generales: un asistente puede contestarlas con textos aprobados por el despacho.
5. Extracción de datos de facturas
La IA puede leer facturas y volcar los datos a una hoja. Siempre debe revisarse antes de pasar a contabilidad.
Qué conviene vigilar
- Protección de datos: contrato de encargado del tratamiento y mínimo de datos.
- Revisión humana en todo lo que tenga consecuencias fiscales o legales.
- Empezar con un piloto pequeño, con un grupo de clientes.